Сроки и порядок проведения экспертизы ценности документов

Каждое предприятие в процессе своей работы производит большое количество различных документов. Для того чтобы не допустить утери или повреждения важнейших из них, организациями выполняется такая процедура, как экспертиза ценности документов. Такая экспертиза позволяет систематизировать и улучшать делопроизводство, а значит — и эффективность работы компаний в целом.

Порядок определения значения и ценности документов регламентируется рядом нормативных и законодательных актов РФ. Так, согласно законодательству, экспертиза проводится во время подготовки номенклатуры и формирования дел, а также во время передачи их на сбережение в архив.

Проведение экспертизы может назначаться:

• когда требуется организовать непрерывную или временную целостность той или иной документации;
• когда необходимо выявить бумаги, которые могут иметь дальнейшее практическое или научное использование;
• когда требуется определить перечень бумаг компании, подлежащих ликвидации;
• когда необходимо осуществить подбор дел с предварительными сроками сбережения.

Цели и задачи проведения экспертизы

Основной целью проведения экспертизы является выявление значимых документов, подлежащих сбережению в архиве.

К вторичным целям выполнения оценки относят:

• определение периода хранения документации (он может быть краткосрочным, долгосрочным и до истечения надобности);
• укомплектование архивного фонда.

Исходя из этого, можно выделить основные задачи проведения оценки значимости документов.

Это:

• упорядочивание подбора документов для удержания или ликвидации;
• выявление документации компании с истекшим сроком давности;
• освидетельствование и направление на рецензирование проектов номенклатур дел компании;
• подготовка предложений относительно определения периода хранения документации.

Как определяется ценность документов

Документы компаний могут иметь различную важность. Так, некоторая документация может использоваться исключительно для решения определенных вопросов или процедур. Такие документы используются разово, и после этого особой ценности не имеют.

В то же время есть документы, которые могут сохранять свою ценность в течение нескольких лет или вообще — постоянно.

Информация, отраженная в таких документах, может использоваться не только для практических, но и для научных целей.

Документы, содержащие важную информацию относительно политической, научной либо культурной жизни общества, а также относительно деятельности государственных органов, могут иметь значение для изучения определенных отраслей, сфер государственной и общественной жизни. Такие документы постоянно находятся в архивах РФ.

Таким образом, во время проведения экспертизы определяется период хранения документов компании (как мы уже отмечали, он бывает постоянный, временный и до истечения надобности). При этом учитывается их подлинность и содержание (важность отраженного в документе события, полнота освещения, уникальность информации и другие сведения).

Последовательность действий

Экспертиза ценности документации компании проводится специальной экспертной комиссией (сокращенно — ЭК), которая создается по приказу руководителя организации. В компаниях, в которых есть обособленные филиалы, создаются центральные экспертные комиссии (соответственно — ЦЭК).

В состав комиссии входят опытные сотрудники ключевых структурных подразделений организации, которые хорошо ориентируются в наполнении документов и понимают их важность. Кроме того, в состав комиссии обязательно включается начальник отдела документального обеспечения компании и представитель архива.

Функции и порядок действий комиссии определяются Положением о ее работе, которое разрабатывается в соответствии с требованиями Росархива.

Комиссия организовывает ежегодный отбор документации для хранения и уничтожения, а также занимается координацией соответствующей работы.

Оценка засекреченной документации может проводиться несколько раз в год.

Помимо этого, комиссия участвует в подготовке нормативных актов, касающихся работы с документацией в организации. Итоги работы комиссии отражаются в соответствующем протоколе. Постановления ЭК принимаются большей частью голосов участников. При этом решения комиссии вступают в силу только после одобрения руководителя организации.