Как составляется доверенность на получение товарно-материальных ценностей от организации

В процессе ведения деятельности у каждой компании может возникать необходимость в получении товаров или материалов от поставщиков и бизнес-партнеров. Передача товарно-материальных ценностей всегда осуществляется по доверенности, поэтому предприятие должно оформлять соответствующий документ на сотрудника, отвечающего за прием ТМЦ. Однако, как составляется этот документ, знают не все. Правила оформления доверенности мы рассмотрим в этой статье.

Доверенность — это документ, который наделяет ответственное лицо определенными полномочиями по приему ТМЦ. Она должна подтверждать права и обязанности сторон.

Существует несколько типов доверенностей: документ может быть разовым, генеральным или специальным. Доверенность на получение ТМЦ принадлежит к последнему типу, так как она уполномочивает ответственное лицо на выполнение однотипных действий — получение ценностей.

В такой доверенности подробно прописываются полномочия ответственного лица — это позволяет не допустить каких-либо непредусмотренных действий с его стороны.

Отметим, что доверенность может выдаваться как на имя сотрудника организации, так и на имя постороннего лица, не являющегося работником фирмы. Доверенность на получение ТМЦ может быть оформлена и выдана для покупателя или для продавца.

Лицо, на имя которого выписана доверенность, при получении товара должно предъявлять правильно оформленный документ и оригинал гражданского паспорта. При этом факт передачи товара подтверждается не только доверенностью, но и соответствующей накладной.

Порядок оформления

Любая доверенность, которая выдается от предприятия, должна составляться в письменном виде с соблюдением законодательных правил и норм. Доверенность может составляться в произвольной форме или с использованием шаблонов (М2 и М2а). Данные шаблоны утверждены постановлением Госкомстата №71а и инструкцией Минфина РФ №17.

Шаблоны М2 и М2а различаются наличием отрывных корешков на бланке. Так, доверенность формы М2 регистрируется исключительно на отрывных корешках, которые подшиваются в соответствующую книгу учета.

Форма М2а регистрируется только в журнале учета (такая форма менее распространена и применяется преимущественно в организациях, получение товара в которых имеет регулярный характер).

Как книги, так и журналы учета должны храниться у ответственного сотрудника организации. Сами доверенности должны сберегаться в течение пяти лет.

Ответственными сотрудниками могут выступать:

• главный бухгалтер организации;
• другое материально ответственное лицо.

Отметим, что доверенность не оформляется на директора предприятия, который и так имеет полномочия действовать от имени организации. В то же время это правило не действует в отношении руководителей филиалов и представительств организаций.

Период действия доверенности в каждом случае может устанавливаться индивидуально. Если данный срок в документе не указан, доверенность по умолчанию считается действующей в течение одного года.

Как заполняется

Для того чтобы был произведен отпуск товарно-материальных ценностей по доверенности, документ должен быть правильно заполнен.

В доверенности обязательно указывают:

• наименование организации, от имени которой выдается доверенность (полное или сокращенное название согласно учредительным документам);
• ОКПО, присвоенный организации;
• реквизиты компании (адрес, номер расчетного счета и т. д.);
• порядковый номер бланка в соответствии с регистрационными данными;
• дата выдачи документа в соответствии с записью, сделанной в книге (журнале) учета доверенностей;
• период действия документа (в доверенности должна быть указана крайняя дата ее действия);
• сведения о потребителе (поставщике), его полное наименование;
• сведения об ответственном лице, на которого выдана доверенность (ФИО, должность, паспортные данные);
• название, номер и дата документа, в соответствии с которым выдаются ТМЦ.

Документ не должен содержать исправлений и помарок.

Неправильно заполненная доверенность будет считаться недействительной.

Образец доверенности, составленной в свободной форме, можно скачать по данной ссылке.

Важные нюансы

Отдельно следует рассмотреть порядок заполнения лицевой стороны доверенности формы М2, содержащей отрывной корешок. Этот корешок также необходимо заполнять, как и основную часть документа. Обратная сторона бланка включает в себя данные о поставляемом товаре. Здесь прописывается перечень ТМЦ (если он не указывается на лицевой стороне).

В частности, отражается следующая информация:

• порядковый номер ТМЦ;
• название товара;
• в чем измеряется товар (единицы измерения);
• количество передаваемого товара.

Если при заполнении документа остаются пустые сроки, в них обязательно ставятся прочерки.

Доверенность должна содержать подпись лица, на имя которого она выдана. Кроме того, в документе должны присутствовать подписи руководителя и главного бухгалтера, а также печать организации.

Оригинал доверенности передается поставщику ТМЦ. Если доверенность оформлена на постоянное получение ценностей по разным накладным, она сберегается у поставщика до завершения срока ее действия.

Неиспользованные доверенности возвращаются в организацию. При возврате бланков в книгах или в журналах учета делаются соответствующие отметки.