Главная / Организация бизнеса / Деловая беседа как основная форма делового общения, ее влияние на эффективную деятельность организации

Деловая беседа как основная форма делового общения, ее влияние на эффективную деятельность организации

Профессиональная деятельность любого человека подразумевает применение различных форм общения. Это могут быть деловые совещания, переговоры и беседы, организационно-техническое общение (факс, электронная и деловая письменная переписка), прочее. Каждая из этих форм требует определенных познаний в сфере делового общения, владения методикой их подготовки и проведения.

В коммерческой, предпринимательской, политической и других сферах деятельности большое значение отводится деловым переговорам и беседам, осуществляемым в вербальной форме, что требует от участников коммуникации не только эрудированности и грамотности, но и соблюдения этики делового общения. Невербальным способам общения (жестам, мимике), которые являются непременными спутниками речи, в данном случае не придается столько внимания.

Несмотря на все многообразие существующих форм делового общения, деловая беседа признается наиболее часто используемой формой. Она может трактоваться весьма неоднозначно и иметь множество значений. К примеру, означать установление устного контакта между партнерами, которые связаны между собой деловыми отношениями, либо просто деловой разговор контрагентов.

Основное определение — речевая коммуникация между заинтересованными лицами, наделенными специальными полномочиями от организаций, которые они представляют, в целях разрешения возникающих в процессе сотрудничества проблем и поиска компромиссного решения, равнозначно выгодного для обеих сторон, поддержания деловых отношений.

В отличие от иных форм обмена информацией, для деловой беседы характерна обязательность обратной связи, теснота и непосредственность общения.

Основная задача – убеждение контрагента относительно принятия конкретного предложения.

Нередко ее применение является наиболее целесообразным способом обосновать собственную позицию в неформальной обстановке, без наличия которой реализация управленческого процесса становится достаточно затруднительной задачей.

Основные функции:

  • Поддержание существующих и вновь установленных деловых контактов, стимулирование деловой активности;
  • Взаимная коммуникация специалистов, работающих в одной сфере;
  • Совместное сотрудничество, поиск, оперативная разработка, поиск и выдвижение рабочих идей (решения спорных вопросов);
  • Координирование и постоянный контроль предпринятых мероприятий.

Становится очевидным, что инициация деловой беседы и ее проведение может оказывать непосредственное влияние на эффективность деятельности конкретной организации и ее штата сотрудников.

Классификация и виды

Классификация деловой беседы осуществляется с учетом целей ее проведения, характера проведения и направленности.

Итак, в зависимости от назначения выделяют следующие виды деловых бесед:

  • беседа — обмен актуальными сведениями;
  • беседа – установление новых деловых контактов;
  • беседа — первая встреча (знакомство) руководителя организации и потенциального сотрудника при трудоустройстве;
  • деловая беседа между контрагентами для обсуждения дальнейшего сотрудничества;
  • деловая беседа между сотрудниками одной организации в рабочих целях, прочее.

В зависимости от характера деловые беседы разделяют на официальные и неофициальные (текущие вопросы). По направленности — на общие и целевые (для реализации конкретных задач). По степени свободы — на регламентированные (осуществляемые по оговоренным правилам в установленной последовательности, к примеру, анкетирование) и нерегламентированные (к примеру, дружеская беседа, проводимая в неформальном ключе).

Этапы проведения и их реализация

Рассматривая структуру деловой беседы, можно выделить три основных этапа: подготовку к проведению, непосредственно проведение и критический анализ. Планирование беседы начинается заранее.

Подготовка подразумевает выполнение шагов:

  • Определение цели и круга вопросов для обсуждения, которые подлежат согласованию с взаимодействующей стороной. Оба этих аспекта должны быть равнозначно важными для обеих сторон.
  • Знакомство с участниками беседы и получение информации о них (служебное положение, заслуги, отношение к окружающим, политике, прочее). Эта информация может быть получена у контрагентов, общих знакомых, клиентов и т. д. и должна объективно восприниматься.
  • Разработка плана будущей беседы (схема изложения материала) и выработка стратегии, подбор тематических заготовок и шаблонов, которые могут быть использованы в качестве основы уже в ходе самой беседы. Кроме того, этот шаг включает в себя составление предварительного текста выступления, который включает в себя набор ключевых понятий и проработанные формулировки для использования в речи.
  • Репетиция выступления — самостоятельная и с задействованием коллег.

  • Определение и согласование со второй стороной обстоятельств проведения беседы – места и времени. Как правило, деловые беседы проводятся в специальной комнате для переговоров – зале заседаний (если ее участниками являются посторонние лица) либо в иной обстановке — на рабочем месте сотрудника, в кабинете руководителя, иной обстановке, включая домашнюю.

Сама деловая беседа включает в себя фазы:

  • Инициация беседы, вступление в контакт. Задачи: привлечение внимания собеседника, поддержание общего благоприятного фона беседы, снятие психологической напряженности, достижение взаимопонимания. Обычно начинают с таких фраз, как: «Я очень рад, что этот вопрос мы будем обсуждать именно с Вами…» или «Наслышан о Вас, как о ведущем специалисте в области…», «Рад сотрудничеству с Вами» и т. д., что позволяет расположить к себе собеседника для продолжения дальнейшей беседы;
  • Постановка вопроса и передача соответствующей информации. Задача — заинтересовать собеседника, обозначить существующую проблему;
  • Приведение аргументов в пользу выдвинутых положений. Задача — убедить собеседника в правильности доводов и внимательно выслушать аргументы в ответ;
  • Принятие итогового решения. Задача — устранить либо смягчить разногласия, которые образовались еще на этапе, предшествующем проведению беседы либо таковые, что возникли уже в ходе ее проведения, достигнуть компромиссного решения. Эта фаза подразумевает использование разных типов вопросов: открытых и закрытых, радикальных, риторических, подавляющих сопротивление;
  • Установление договоренности и завершение беседы. Задача — зафиксировать возникшую договоренность, сохранить сотрудничество и обозначить дальнейшие планы.

Успешное завершение беседы означает достижение заранее намеченных целей.

К проведению критического разбора подходят на основании записей, сформированных в процессе общения.

Значение и классификация используемых вопросов в деловой беседе

Основной этап деловой беседы подразумевает обмен информацией.

Для получения дополнительных сведений, определения позиции контрагента участники делового общения прибегают к использованию различных вопросов, о которых мы уже говорили выше.

Сейчас мы подробно рассмотрим их виды и предназначение:

  • Открытые вопросы. Используются для предоставления возможности собеседнику высказаться открыто, свободно и без ограничений. Классический вопрос: «Что Вы можете сказать по данному поводу?». Единственный минус — вероятность потерять инициативу во время ведения беседы.
  • Закрытые вопросы, т.е. те, что предполагают лишь односложные ответы по типу «да» либо «нет». К примеру, «Вы согласны с этим мнением?», «Ну что, действуем так, как мы предложили?». Несмотря на то, что этот вид вопросов позволяет сохранить собственную инициативу при разговоре и удержать собеседника на удобном Вам расстоянии, последнему может это не понравится, поэтому его недовольство может «всплыть» уже на завершительной стадии. Отсюда следует, что такие вопросы следует использовать нечасто и только в тех случаях, когда действительно необходимо ограничить выбор существующих вариантов решения вопроса.
  • Риторические вопросы. Используются для управления эмоциями и чувствами собеседника, воздействия на него в целях получения желаемого результата, но не требуют ответа.
  • Радикальные вопросы. Отличаются кардинальным характером, который позволяет влиять на течение беседы и принятие обоюдного решения. К примеру, «Что конкретно Вы можете предложить в ответ по нашему предложению?». Применяются в случаях, когда необходимо побороть нерешительность собеседника и закончить разговор, либо когда отсутствуют иные возможности выяснить точку зрения контрагента.
  • Вопросы, которые подавляют сопротивление. Используются в ситуациях, когда малоприятное для собеседника утверждение необходимо несколько смягчить, оформив его в форму вопроса. К примеру, «Вы ведь не до конца разобрались в данном вопросе, не так ли?».

В любом случае, какой вопрос не был бы использован в деловой беседе, всегда следует стремиться к сохранению положительной динамики разговора. Отталкиваться нужно от того, насколько приемлемо то либо иное высказывание было бы для Вас, и понравилось бы Вам, если бы вопрос в такой форме был адресован именно Вам.